Le problème du cahier papier
Un cahier d’accueil contient des données personnelles : noms, entreprises, personnes visitées, heures d’arrivée et de départ, parfois des plaques d’immatriculation. Le RGPD s’applique au papier comme au numérique, et un cahier ouvert pose trois problèmes concrets :
- Tout le monde lit tout : chaque visiteur voit les inscriptions précédentes, donc vos clients, vos fournisseurs et leurs horaires.
- Rien n’est jamais effacé : les cahiers s’empilent au fond d’un placard pendant des années, sans durée de conservation maîtrisée.
- Personne n’est informé : le visiteur ne sait pas pourquoi ses informations sont notées ni combien de temps elles sont gardées.
Ce que le registre fait, au minimum
- Une tablette à l’accueil : le visiteur saisit son nom, son entreprise et la personne qu’il vient voir. Il ne voit que sa propre inscription.
- Seulement les informations utiles : les champs sont choisis avec vous, rien de plus.
- L’information affichée : un court texte explique l’utilisation des données, avec une notice détaillée disponible.
- La personne visitée est prévenue par mail ou par message dès l’arrivée de son visiteur.
- Le départ est enregistré d’un geste, et l’accueil voit en temps réel qui est encore présent.
- La liste des présents en cas d’évacuation s’affiche ou s’imprime en un clic.
- La purge automatique : passé la durée que vous avez fixée, les données sont supprimées, sans intervention.
- Les données restent chez vous, sur un poste ou un serveur de l’entreprise, avec un accès réservé aux personnes autorisées.
Sur mesure : c’est votre accueil qui décide, pas le logiciel
Les registres des visiteurs « clés en main » imposent leurs écrans, leurs champs et leur abonnement mensuel, souvent par site ou par tablette, avec des données hébergées chez l’éditeur. Ici, c’est l’inverse : le registre est construit autour de votre façon de travailler.
| Ce que vous voulez | Ce que je peux adapter |
|---|---|
| Vos informations | Les champs exacts dont vous avez besoin, et pas un de plus : motif de visite, plaque, zone visitée, consignes de sécurité à accepter, langue d’accueil… |
| Vos règles | Durée de conservation, droits d’accès de l’accueil, de la sécurité et de la direction, règles d’accompagnement des visiteurs. |
| Vos outils | Notification par mail ou Teams, impression de badges, écran d’accueil, lien avec vos plannings, votre messagerie ou votre logiciel métier. |
| Vos sites | Un ou plusieurs accueils, un atelier, un chantier, un entrepôt : chacun avec ses réglages, une vue d’ensemble pour vous. |
| Vos autres cahiers | Remise de badges et de clés, prêt de matériel ou de véhicules, passage des prestataires, livraisons : sur le même principe, dans le même outil. |
| Votre image | Aux couleurs et avec le logo de votre entreprise, avec vos textes d’accueil. |
Et parce que c’est fait pour vous, il n’y a pas d’abonnement par tablette ni par visiteur : le registre vous appartient et tourne sur votre matériel, comme l’IA locale.
Comment ça se passe
- Un échange sur place pour observer votre accueil et lister vos besoins : champs, règles, outils, sites.
- Une proposition chiffrée et une maquette des écrans, que vous validez avant tout développement.
- La réalisation et l’installation sur une tablette et un poste de l’entreprise, aux couleurs de votre société.
- La prise en main avec l’accueil, et le texte d’information prêt à afficher.
Le registre numérique vous aide à appliquer les principes du RGPD (minimisation, confidentialité, durée de conservation, information des personnes). La conformité globale de l’entreprise reste de sa responsabilité : le registre s’inscrit dans votre registre des traitements.
Questions fréquentes
Un cahier papier est-il concerné par le RGPD ?
Oui. Un registre papier structuré qui contient des noms, des entreprises et des heures de passage est un traitement de données personnelles, au même titre qu’un fichier informatique. Le support ne change rien aux obligations de confidentialité, de minimisation et de durée de conservation.
Quel est le problème du cahier posé à l’accueil ?
Chaque visiteur qui s’inscrit voit les noms, les entreprises et les horaires des personnes passées avant lui. C’est une exposition de données à des tiers que l’entreprise doit éviter, en plus de la question de la conservation des feuillets anciens.
Combien de temps garder les données des visiteurs ?
La durée est fixée par l’entreprise selon la finalité (accueil, sécurité) et doit être limitée. Le registre numérique applique la durée choisie automatiquement : les données sont supprimées sans intervention.
Où sont stockées les données ?
Sur un poste ou un serveur de votre entreprise, comme pour notre IA locale : rien n’est envoyé à un service en ligne extérieur, sauf si vous choisissez de recevoir les notifications par votre messagerie.